Ce document établit la méthode standard de déroulement des réunions. Chaque membre de la Commission reçoit un exemplaire du document, qui est revu au moins tous les sept ans.

• À moins d'avoir adopté d'autres procédures de déroulement des réunions, la Commission suivra les procédures établies dans les Robert's rule of order.
• La Commission établira le calendrier des réunions ordinaires. Les réunions pourront avoir lieu en personne, par téléphone, ou par vidéoconférence ou autre média électronique.
• Tout membre de la Commission qui ne peut pas assister à une réunion de la Commission en avisera le Secrétariat le plus tôt possible.
• Le président ou la présidente de la Commission peut convoquer des réunions extraordinaires au besoin ou annuler une réunion ordinaire prévue si le manque de travaux à l'ordre du jour le justifie ou si on ne pourra pas obtenir le quorum en raison de l'absence d'un trop grand nombre de membres de la Commission.
• La Commission organisera une retraite de groupe au moins tous les deux ans pour favoriser la réflexion, la planification stratégique et l'évaluation.
• Le Secrétariat fera parvenir l'ordre du jour et la documentation connexe par courriel aux membres de la Commission au plus tard cinq jours ouvrables avant la réunion. Si une question urgente est soulevée après l'établissement de l'ordre du jour, le président ou la présidente pourra, à sa discrétion, modifier l'ordre du jour en conséquence et faire parvenir la documentation connexes par courriel aux membres de la Commission.
• Le président ou la présidente de la Commission assurera la présidence des réunions de la Commission, et sera remplacé par le vice-président ou la vice-présidente en cas d'absence. Si cette personne est également absente, la Commission élira un président ou une présidente de la réunion.
• Avant de présenter l'ordre du jour, le président ou la présidente de la Commission vérifiera auprès des membres de la Commission qu'il n'existe pas de questions de conflit d'intérêt.
• À chacune des réunions de la Commission, le président ou la présidente de la Commission signera le procès verbal de la réunion précédente.
• Toutes les réunions de la Commission se feront à huis clos. Le président ou la présidente de la Commission pourra inviter les personnes appropriées à assister à des parties précises et prédéterminées de réunions, pour fournir des renseignements sur des questions à l'ordre du jour et discuter des demandes et rapports. Ces personnes ne seront toutefois pas présentes quand la Commission discutera ensuite de la (des) question(s) pertinente(s) et formulera ses recommandations.
• Sur invitation du président ou de la présidente, des cadres supérieurs du ministère pourraient assister aux réunions de la Commission à titre d'invités ou d'observateurs seulement.
• Le président ou la présidente lira la proposition de motion, normalement distribué dans le dossier de l'ordre du jour, et cherchera un auteur parmi les membres avant la discussion.
• Les décisions seront prises à la majorité des voix.
• Aux fins des réunions de la Commission, le quorum consistera en une majorité de tous les membres de la Commission, pourvu qu'au moins quatre membres de la Commission soient présents.
• Le président ou la présidente peut former des comités ad hoc ou permanents de membres de la Commission pour accélérer le travail de la Commission. Le président ou la présidente peut aussi nommer un comité directeur composé d'au moins deux membres de la Commission qui désigneront les évaluateurs de la qualité et traiteront des autres questions nécessitant une attention immédiate entre les réunions au nom de la Commission.
• Le directeur ou la directrice est le ou la secrétaire de la Commission. Il peut déléguer certaines tâches à un membre du personnel du Secrétariat.
• Le directeur ou la directrice assistera à toutes les réunions de la Commission et du comité directeur, et aura la possibilité d'assister à toutes les réunions des sous-comités, le cas échéant

.